Cómo encontrar las facturas que te faltan: compara tu lista de UUID con tu carpeta
Antes de un cierre o de una declaración pasa seguido: el reporte dice que hay 250 facturas y en la carpeta tienes 243 XML. Buscar cuáles faltan una por una es lento. Con OrdenArch pegas la lista de UUID en un Excel, eliges la carpeta y en un par de minutos sabes exactamente qué facturas no tienes y qué archivos sobran.
Lo que necesitas
- La lista de los UUID que deberías tener. Puede salir del reporte de tu sistema contable, del Excel que te da tu programa de descarga masiva o de la relación que te mandó tu cliente.
- La carpeta con tus XML, y con los PDF si también quieres revisarlos. Pueden estar repartidos en subcarpetas.
Cómo compara: OrdenArch busca cada UUID en el nombre de los archivos, no dentro del XML. Funciona cuando tus archivos se llaman con su UUID, como los XML que se descargan del SAT (5F3C2A1B-7D4E-4C2B-9A8F-1E2D3C4B5A69.xml), o cuando el UUID aparece en alguna parte del nombre.
Paso 1. Pega toda la lista en una sola hoja
Haz un Excel con una sola hoja, por ejemplo «Revisión», y pega ahí tus UUID con el título UUID (también sirve «Folio fiscal»). Si tu reporte trae más columnas, puedes pegarlo completo: OrdenArch lee solo la columna con ese título.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | UUID | Total |
| 2 | 2026-09-03 | 5F3C2A1B-7D4E-4C2B-9A8F-1E2D3C4B5A69 | 4,640.00 |
| 3 | 2026-09-17 | 9B8A7C6D-5E4F-4A3B-8C2D-0F1E2D3C4B5A | 812.00 |
- Revisión
Ojo: OrdenArch lee la primera columna, de izquierda a derecha, cuyo título reconoce. Si tu tabla trae antes de la de UUID otra columna titulada «Folio» o «RFC», leería esa. En la vista previa, la tabla «Carpetas que se crearán» dice qué columna leyó; si no es la de UUID, deja en tu hoja solo esa columna.
Paso 2. Elige tu carpeta y estas opciones
En OrdenArch, elige tu Excel y la carpeta con tus facturas. Después:
- Tipo de archivo: «Solo XML». Si eliges «PDF y XML», una factura que tiene su XML pero no su PDF no aparecería como faltante, porque ya encontró uno de los dos.
- ¿Qué trae tu Excel?: «Solo una parte del nombre». Así encuentra el XML aunque su nombre traiga algo más que el UUID, y con UUID no hay riesgo de confundir facturas porque cada uno es único.
- Subcarpetas: deja marcada «Buscar también dentro de subcarpetas» si tus XML están repartidos.
Paso 3. Lee el resultado
Da clic en «Ver vista previa». Arriba verás cuántos textos de tu Excel no tuvieron ninguna coincidencia, y abajo dos listas que puedes desplegar:
- «Textos del Excel sin ninguna coincidencia»: los UUID de tu lista para los que no hay ningún XML en la carpeta. Esas son las facturas que te faltan.
- «Archivos que no coincidieron con ninguna hoja»: los XML de tu carpeta que no están en tu lista. Pueden ser facturas canceladas, de otro periodo o de otro cliente, o duplicados con otro nombre.
La pantalla muestra hasta 200 de cada lista. Si tienes más, o quieres guardarlas, genera el ZIP y abre Reporte.xlsx: la hoja «Criterios sin uso» trae todos los UUID faltantes y «Archivos sin coincidencia», todos los que sobran.
Para revisar también los PDF
Repite el paso 2 eligiendo «Solo PDF». Los UUID que ahora aparezcan sin coincidencia son facturas a las que les falta su PDF. Esto solo funciona si tus PDF traen el UUID en el nombre; si se llaman de otra forma, por ejemplo con el folio, haz la misma revisión con una lista de folios.
Problemas comunes
Una factura aparece como faltante pero sí la tengo
Revisa cómo se llama el archivo. Las mayúsculas y minúsculas no importan, pero si tu sistema guarda los archivos con el UUID sin guiones y tu lista los trae con guiones, no coinciden. En ese caso quita los guiones de tu lista con «Buscar y reemplazar» de Excel antes de usarla.
Aparecen muchos archivos que «sobran»
Es normal si tu carpeta tiene más de un periodo o los XML de varios clientes. Compara siempre la lista y la carpeta del mismo periodo, o separa primero tu carpeta por mes o por RFC.
Algunos UUID de mi lista tienen espacios
No hay problema: los espacios al inicio y al final de cada UUID se quitan solos.