Cómo separar facturas emitidas y recibidas en dos carpetas
Cuando en una misma carpeta tienes las facturas que emitiste y las que recibiste, porque tu cliente te las mandó juntas o porque las juntaste de varias descargas, separarlas a mano es tardado y es fácil equivocarse. Con OrdenArch haces un Excel con dos hojas, «Emitidas» y «Recibidas», y obtienes un ZIP con dos carpetas.
Importante: OrdenArch no abre los XML para ver quién es el emisor: separa según el nombre de los archivos. Por eso necesitas saber qué facturas son emitidas y cuáles recibidas, ya sea con una lista de UUID o porque el nombre del archivo lo indica.
Camino 1, el más seguro: una lista de UUID en cada hoja
- Consigue la lista de tus facturas emitidas y la de tus recibidas. Normalmente salen del reporte de tu sistema contable o del Excel que te da tu programa de descarga masiva.
- Haz un Excel con dos hojas: pega los UUID de las emitidas en una hoja llamada «Emitidas» y los de las recibidas en otra llamada «Recibidas». Puedes pegar cada tabla completa con su título «UUID»: OrdenArch lee esa columna y no toma en cuenta las demás.
- En las opciones elige «PDF y XML» y «Solo una parte del nombre».
OrdenArch lee la primera columna, de izquierda a derecha, cuyo título reconoce. Si tu tabla trae antes de la de UUID otra columna titulada «Folio» o «RFC», leería esa. Para comprobarlo, revisa en la vista previa la tabla «Carpetas que se crearán»: dice qué columna leyó en cada hoja.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | UUID | RFC receptor |
| 2 | 7A8B9C0D-1E2F-4A3B-8C4D-5E6F7A8B9C0D | CLI040404GH4 |
| 3 | 3D4E5F6A-7B8C-4D9E-8F0A-1B2C3D4E5F6A | CLI050505JK5 |
- Emitidas
- Recibidas
Camino 2: si el nombre del archivo trae el RFC del emisor
Algunos sistemas nombran cada factura con el RFC de quien la emitió, por ejemplo EJE010101AB1_A-1024.xml. En ese caso no necesitas la lista de UUID:
- En la hoja «Emitidas» escribe tu propio RFC: todo lo que emitiste lleva tu RFC en el nombre.
- En la hoja «Recibidas» escribe los RFC de tus proveedores, uno por renglón.
- En las opciones elige «Solo una parte del nombre».
Este camino solo sirve si el nombre trae únicamente el RFC del emisor. Si trae los dos RFC, el del emisor y el del receptor, tu RFC aparece en todas tus facturas, emitidas y recibidas, y se mezclarían. En ese caso usa el camino 1.
Revisa lo que no cuadró
Antes de generar el ZIP, la vista previa te dice cuántos archivos van a cada carpeta. En el desplegable «Archivos que no coincidieron con ninguna hoja» verás los que no estaban en ninguna de tus dos listas: pueden ser facturas de otro periodo, de otra empresa o archivos que no son facturas. Esos no se copian al ZIP, pero aparecen en el reporte Reporte.xlsx, en la hoja «Archivos sin coincidencia».
Al revés, si un UUID de tus listas no tiene archivo en la carpeta, aparece en «Criterios sin uso». Para revisar eso a fondo, mira la guía para encontrar las facturas que te faltan.
Consejos
- Si además quieres separar por mes, haz hojas combinadas como «Emitidas enero» y «Recibidas enero», o separa primero en emitidas y recibidas y después usa OrdenArch de nuevo con cada carpeta, como en la guía para separar facturas por mes.
- Una factura no debería estar en las dos listas. Si pasa, la opción «Si un archivo coincide con varias hojas» decide si se copia a las dos carpetas o solo a la primera.
- Tus archivos originales no se mueven ni se modifican: todo se copia dentro del ZIP.