Cómo separar facturas XML y PDF por RFC
Separar por RFC sirve para entregarle a cada cliente sus facturas o para tener ordenados a tus proveedores. Con OrdenArch armas un Excel en el que cada hoja es un cliente o proveedor; solo cambia lo que pones en cada hoja según cómo se llamen tus archivos.
Importante: OrdenArch separa según el nombre de los archivos, no según lo que hay dentro del XML. Por eso hay dos caminos: uno para cuando el RFC aparece en el nombre y otro para cuando no.
Camino 1: el nombre de tus archivos incluye el RFC
Por ejemplo EJE010101AB1_A-1024.pdf. Haz una hoja por cliente o proveedor y escribe su RFC en la columna A. El título «RFC» es opcional:
| A | |
|---|---|
| 1 | RFC |
| 2 | EJE010101AB1 |
- ACME
- Comercial Beta
- Servicios Gamma
En las opciones elige «Solo una parte del nombre». Un RFC completo es muy específico, así que no se confunde con otros nombres. Si un cliente tiene más de un RFC, ponlos todos en su hoja, uno por renglón.
Camino 2: tus archivos se llaman con el UUID
Es lo más común con los XML del SAT. En este caso necesitas la lista de UUID de cada RFC:
- Abre en Excel el reporte de tus facturas, ya sea de tu sistema contable o de tu programa de descarga masiva.
- Filtra por RFC: por RFC receptor si son facturas que emitiste (tus clientes) o por RFC emisor si son facturas que recibiste (tus proveedores).
- Copia las filas de cada RFC a una hoja con el nombre del cliente o proveedor. Puedes copiar la tabla completa con su título «UUID»: OrdenArch lee esa columna y no toma en cuenta las demás.
- En las opciones elige «El nombre exacto del archivo».
Lo demás es igual que en la guía para separar facturas por UUID.
Consejos
- Ponle a cada hoja el nombre que quieras para la carpeta, por ejemplo «ACME SA de CV» o «Proveedor Beta». Si un nombre no es válido como carpeta en Windows, OrdenArch lo ajusta y te avisa en la vista previa.
- Excel no permite algunos caracteres en los nombres de hoja, como la diagonal (/) o los dos puntos (:). Usa guiones o espacios.
- No importa si el RFC está en mayúsculas o minúsculas.
- Si una factura pertenece a dos hojas (por ejemplo, un cliente que también es tu proveedor), elige si copiarla a ambas carpetas o solo a la primera.
- Para encontrar faltantes, revisa la hoja «Criterios sin uso» del reporte que viene en el ZIP: ahí aparecen los RFC o UUID de tu Excel que no encontraron ningún archivo.