Cómo separar facturas XML y PDF por UUID con una lista de Excel
Si tienes una carpeta con cientos de XML y PDF de CFDI y necesitas repartirlos (por cliente, por mes o para entregar solo ciertas facturas), lo más seguro es usar el UUID, también llamado folio fiscal: es único para cada factura y normalmente viene en el nombre del archivo.
Lo que necesitas
- La carpeta con tus XML y PDF. Pueden estar repartidos en subcarpetas.
- La lista de los UUID que quieres separar, en Excel. Puede salir del reporte de tu sistema contable o del Excel que te da tu programa de descarga masiva.
- Unos minutos. No necesitas instalar nada ni crear una cuenta, y tus facturas no se suben a internet: todo pasa en tu navegador.
Revisa primero cómo se llaman tus archivos. Los XML descargados del SAT normalmente se llaman con su UUID, por ejemplo A1B2C3D4-0000-4000-8000-123456789ABC.xml. Los PDF dependen de quién los generó: si su nombre incluye el UUID, también se separan; si no, se separarán solo los XML.
Paso 1. Arma tu Excel: una hoja por carpeta
Cada hoja de tu Excel se convierte en una carpeta con el mismo nombre. Por ejemplo, una hoja «Cliente ACME» y otra «Cliente BETA» producen dos carpetas.
En cada hoja pon los UUID en una columna con el título UUID (también sirve «Folio fiscal»). OrdenArch busca esa columna aunque tu tabla tenga más, así que puedes pegar el reporte completo tal como sale de tu sistema:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | UUID | RFC emisor | Total |
| 2 | 2026-01-08 | A1B2C3D4-0000-4000-8000-123456789ABC | EJE010101AB1 | 3,480.00 |
| 3 | 2026-01-21 | 0F9E8D7C-1111-4222-9333-ABCDEF012345 | EJE010101AB1 | 1,160.00 |
- Cliente ACME
- Cliente BETA
Si tu lista no tiene título, también funciona: OrdenArch toma la columna A desde el primer renglón.
Paso 2. Elige la carpeta con tus facturas
En OrdenArch, elige tu Excel y después la carpeta donde están tus XML y PDF; también puedes arrastrarla. Si tus facturas están repartidas en subcarpetas, deja marcada la opción «Buscar también dentro de subcarpetas».
Paso 3. Elige estas opciones
- Tipo de archivo: «PDF y XML».
- ¿Qué trae tu Excel?: «El nombre exacto del archivo» si tus archivos se llaman solo con el UUID, que es lo más común con los XML del SAT. Si el nombre trae algo más, como
Factura_A1B2C3D4-0000-4000-8000-123456789ABC.pdf, elige «Solo una parte del nombre»: con UUID no hay riesgo de confundir facturas, porque cada uno es único. - Si una factura está en dos hojas: elige si quieres copiarla a las dos carpetas o solo a la primera.
No importa si el UUID está en mayúsculas en tu Excel y en minúsculas en el archivo: por defecto no se distinguen.
Paso 4. Revisa la vista previa y descarga el ZIP
Antes de generar nada, la vista previa te dice cuántos archivos irán a cada carpeta. Si todo cuadra, da clic en «Generar ZIP» y obtendrás una carpeta por hoja con sus XML y PDF, más un reporte.
Cómo saber qué facturas te faltan
Dentro del ZIP viene Reporte.xlsx. Su hoja «Criterios sin uso» lista los UUID de tu Excel para los que no se encontró ningún archivo: son las facturas que te faltan y que puedes pedirle a tu cliente o proveedor. La hoja «Archivos sin coincidencia» muestra los archivos de tu carpeta que no estaban en ninguna lista.
Problemas comunes
Se separaron los XML pero no los PDF
El nombre de los PDF no incluye el UUID. Si incluye el folio o la serie, puedes usar eso como criterio en otra hoja; si no, habría que renombrarlos antes.
No coincidió ningún archivo
Revisa que el tipo de archivo sea «PDF y XML», que la columna se llame «UUID» o esté en la columna A, y prueba con «Solo una parte del nombre». Los espacios al inicio o al final de cada UUID se ignoran solos.
Aparecen archivos con «(2)» en el nombre
Dos archivos con el mismo nombre iban a la misma carpeta, por ejemplo la misma factura guardada en dos subcarpetas. OrdenArch nunca sobrescribe: guarda el segundo como «archivo (2).pdf».