Cómo sacar solo las facturas que te pidieron de una carpeta con cientos de XML
Te piden 40 facturas de un año que tiene miles: para una auditoría, para atender un requerimiento, para aclarar algo con un proveedor o porque tu cliente las perdió. En lugar de buscarlas una por una, pega la lista en un Excel y OrdenArch arma un ZIP solo con esas facturas, sin mover ni modificar tus archivos.
Lo que necesitas
- La lista de lo que te pidieron. Lo más seguro es que sean UUID (folios fiscales); también puede ser una lista de folios.
- La carpeta donde tienes todas tus facturas, aunque estén repartidas en subcarpetas.
Paso 1. Haz una hoja con la lista
Crea un Excel con una hoja y ponle el nombre que quieres que tenga la carpeta que vas a entregar, por ejemplo «Solicitud auditoría». Pega los UUID en la columna A, con el título UUID o sin título.
| A | |
|---|---|
| 1 | UUID |
| 2 | C4D5E6F7-1A2B-4C3D-9E8F-7A6B5C4D3E2F |
| 3 | 2E3F4A5B-6C7D-4E8F-9A0B-1C2D3E4F5A6B |
- Solicitud auditoría
Si te pidieron las facturas por periodo, haz una hoja por mes, por ejemplo «Enero» y «Febrero»: el ZIP traerá una carpeta por cada una.
Paso 2. Elige la carpeta y estas opciones
En OrdenArch, elige tu Excel y la carpeta con todas tus facturas. Después:
- Tipo de archivo: «PDF y XML» si vas a entregar los dos, o «Solo XML» si eso te pidieron.
- ¿Qué trae tu Excel?: con UUID, «Solo una parte del nombre»: encuentra la factura aunque el nombre del archivo traiga algo más, y no hay riesgo de confusiones porque cada UUID es único.
- Si tu lista trae folios cortos, como 12 o 305, ten cuidado: con «una parte del nombre», el folio 12 también encuentra 123 y 512. Escribe el folio con su serie (por ejemplo
A-305) o, si tus archivos se llaman exactamente como el folio, elige «El nombre exacto del archivo». - Subcarpetas: deja marcada «Buscar también dentro de subcarpetas».
Paso 3. Revisa antes de generar
La vista previa te dice cuántas facturas encontró. Si alguna de tu lista no apareció, la verás en el desplegable «Textos del Excel sin ninguna coincidencia»: son las que tendrás que buscar en otro lado, por ejemplo en otra carpeta o en otro periodo, o pedírselas al emisor. Cuando todo cuadre, da clic en «Generar ZIP».
Antes de mandar el ZIP a alguien: además de la carpeta con las facturas, el ZIP trae dos reportes, Reporte.xlsx y registro_proceso.txt. Esos reportes también listan los nombres de los demás archivos de tu carpeta, los que no te pidieron. Si vas a entregar el ZIP a un auditor, al SAT o a un cliente, comparte solo la carpeta o borra los dos reportes antes de enviarlo.
Problemas comunes
Faltan facturas que sí tengo
Revisa el nombre del archivo. Si tu sistema guarda las facturas con el UUID sin guiones y tu lista los trae con guiones, no coinciden: quita los guiones de tu lista con «Buscar y reemplazar» de Excel. Revisa también que esté marcada la opción de subcarpetas y que el tipo de archivo sea el correcto.
Me trajo facturas de más
Pasa con folios cortos en «una parte del nombre». Usa UUID, el folio con su serie o «El nombre exacto del archivo».
Aparecen archivos con «(2)» en el nombre
La misma factura estaba guardada en dos subcarpetas. OrdenArch nunca sobrescribe: guarda la segunda como «archivo (2).xml». Revisa si es una copia repetida antes de entregarla.